決まったら考えるよ。

思いついたことそのまま書く。髭剃り、読書、仕事、考えたこと、調べたことを備忘録代わりに。慶應通信で大学生もやっています。

仕事が速い人はどんなメールを書いているのか

仕事が速い人はどんなメールを書いているのか 平野友朗(2017)

仕事が速い人はどんなメールを書いているのか

雑なあらすじ

  • メール処理は意外に時間を取るので効率化しよう。
  • メールはすぐ返せ。貯めるな。
  • テンプレ使おう。細かいことにこだわりすぎるな。最低限で良い。



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雑な感想

 仕事にしろプライベートにしろ、1日に結構な数のメールを処理する身としては、「あー、こんなこと普段意識してるしてるー。」とか、「えー、こんなことまでやらんでいいんじゃないのー?」など楽しく読めた。肝心の書いてある内容は「うん、まぁ、そらそうだわ。」という感じ。それでもこの本が有用だと思ったのは、「自分の中で不文律として存在しているメール返信テクニックが明文化されている」という点。

 新人教育の際にメールの打ち方を教えるのが本当に大変で、何かマニュアル作らなきゃいけないかなぁ、でもこんなもんただのコミュニケーションだからマニュアル化はできんよなぁ。と、思っていた僕には非常に助かる。

 あとは目的のくだりもそう。「なぜそのメールをその人に送って、どういうリアクションを期待しているのか」というメール本来の目的を失われたメールは、受け手側としては本当に返信がしにくい。そしてそれがメールの「見た目」でもまた変わってくるというのもなんとなく感覚ではわかっていたのだが、明文化されると本当に頷ける。

 AmazonのPrime Readingになっている本だからあまり期待はしていなかったけど、読んで良かった。

これやっといた方が楽だよテクニック

単語登録

  • いつも → 「いつもお世話になっております。」
  • さっそく → 「早速のご連絡ありがとうございます。」
  • ごかく → 「ご確認、よろしくお願いいたします。」
  • かぶ → 「株式会社〇〇の■■です。」
  • ごた → 「ご多用のところ申し訳ございませんが、」

このあたりの単語登録。誰でもやっているとは思うけれど、明らかにタイプ数を減らせる(つまりメール処理の時間を削減できる)ので、自分の過去メールをさーっと見てみてテンプレ化出来そうなものを片っ端から突っ込んでおくと吉。

使えそうなメールのストック

「あらまー美しいメールだこと」だとか「この言い方いいな~」ってメールを受け取ったら、それをストックしておくこと。これはとても良いと思った。メールは語彙であり、その語彙はビジネスで定義されるものだからこそ、ストックして後から使うのは資源の有効活用ってやつだ。

まとめ

新人教育プランに入れ込んで考えることにする。この本でも触れられていたけれど、「まずはメールを書かせてみる」という行為から新人くんのレベルを見てみて、そのあとこの本を読ませるってのは個人的にもやってみたい。そしてドヤ顔で言ってやるんだ。


「処理時間=メールを読む時間×通数+メールを書く時間×通数」


だってな!


追記

www.lifehacker.jp

ライフハッカーさんでメール術の記事が出てた。やっぱり世の中、メールに困らされている人はいっぱい居るんだなぁ。僕もなんか久しぶりに社内ポータル覗いたら新着メール400件超えてたよワロタwwwwwwwwワロタwwwwwわ、わろ…


仕事が速い人はどんなメールを書いているのか

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